Todo lo que necesitas saber sobre Fulfillment. ¿Subcontratar un 3PL?

Cuando empezaste a montar tu ecommerce jamás pensaste en el proceso de logística de envíos. Tranquil@, nos ha pasado a todos. La ilusión por los primeros pedidos se convierte en un quebradero de cabeza cuando tienes que negociar las condiciones con la empresa de transporte o alquilar un local más grande para guardar las mercancías.

Si has llegado hasta aquí es porque:

• Tienes una tienda virtual y quieres saber más sobre el proceso logístico de fulfillment.
• Dudas si contratar un proveedor externo de servicios fulfillment o no.
• Quieres ir al grano.
  

Vamos allá.

Para empezar, ¿qué es el Fulfillment?

Es el proceso completo de logística por el que transcurre un pedido físico. Incluye desde que el cliente lo solicita hasta que llega a su domicilio o punto de recogida.

Como estarás pensando, el proceso estándar incluye el pedido en tu tienda online, empaquetado, envío del producto a través del transportista y recepción en tu hogar o punto de recogida. Pero en medio de este proceso ocurren muchísimas más cosas. Si gestionas un comercio físico o ecommerce te interesa saber cuáles.

Consejo por experiencia: ojo, también incluye el proceso inverso de devoluciones. Este es un punto en el que se suelen dar importantes ventajas competitivas para unas empresas, o generar cientos de comentarios negativos para otras (sobre todo en redes sociales).

¿Qué pasos tiene el Fulfillment completo?

El proceso logístico completo fulfillment incluye las siguientes etapas:

• Aceptación del pedido por parte del ecommerce o tienda online.
• Almacenamiento en localización del propio vendedor o puesta a disposición de la empresa de logística.
• Preparación del pedido para ser enviado hacia su destinatario final (comprador). Incluye los procesos de picking (selección del producto dentro del almacén) y packing (embalaje, empaquetado y envasado del producto).
• Envío. Fase crítica y donde podemos encontrar algunos detalles importantes, como el franqueo y la seguridad de los paquetes.
• Devolución. A esto hace referencia la famosa “logística inversa”, es decir, desandar el camino y recorrer las etapas del envío hacia atrás, teniendo que recoger el paquete del lugar donde fue entregado (u otro indicado), para volver a llevarlo a la empresa vendedora y verificar las condiciones que den lugar a la correcta devolución del importe o cambio de la mercancía.

Consejo personal: aunque estas son las etapas más típicas del proceso, también debemos contar con otras más tecnológicas,como son el seguimiento de los propios pedidos a través de un sistema de geolocalización y las notificaciones electrónicas (las que recibes en tu email o móvil cada vez que se cumplen determinados“hitos” o pasos del proceso de transporte).

Ok, pero ¿cómo te afecta todo esto?‍

Pues bien, estas son las etapas que sí o sí tendrás que implementar para el servicio logístico de tu ecommerce junto con todos los detalles de seguridad y contratación, o externalizarlo a alguna de las empresas especializadas en el proceso de fulfillment, hablaremos de esto en los siguientes apartados.

Soy una tienda online, ecommerce o una marca D2C establecida ¿qué debo saber?

Si tienes un pequeño o incluso mediano negocio online a travésde tu ecommerce te interesará saber cómo optimizar este proceso con el mínimo coste posible.

Puede que al principio tuvieras los productos incluso en un cuarto de tu casa esperando con ilusión las primeras compras en tu web. Si te fue bien tienes dos noticias: la buena, que estás haciendo crecer tu negocio; la menos buena, que debes empezar a pensar en un almacén externo y negociar las condiciones con la empresa de transporte.

Lo que hace unos años era el privilegio de unos pocos (envíos 24H, varias opciones de transporte y recogida, seguimiento a través de una ruta gps, etc.) hoy ha pasado a ser el mínimo indispensable requerido por el consumidor. Todos queremos que nuestros pedidos online estén en la misma semana de la compra, con el mínimo coste posible y sabiendo en todo momento dónde se encuentra el transportista.

Ya sabes, los privilegios tecnológicos de las primeras etapas se terminan convirtiendo en estándares del sector a medio plazo.

Las ventajas frente a tus competidores ahora se centran en un buen diseño web, experiencia de compra sencilla y un proceso logístico ecommerce eficaz.

Fulfio por ejemplo, cuenta con una promoción especial de 300 envíos gratis para los nuevos clientes, con lo que podrás integrar toda tu logística ecommerce, con servicios personalizados de fulfillment ecommerce, con unos precios de lo más competitivos del mercado.

Entonces… ¿Me interesa subcontratar el fulfillment para mi e-commerce?

Hazte las siguientes preguntas antes de tomar una decisión:

• ¿Tengo la capacidad económica suficiente para implementar un proceso de logística completo?
• ¿Tengo experiencia?
• ¿Cuánto costará contratar a gente con experiencia, empleados, transporte e instalaciones?
• ¿En cuánto tiempo recuperaría esta inversión?
• Mi empresa es: ¿pequeña, mediana o grande?
• La media de ventas que realizo (por ingresos brutos), ¿se corresponde con la media del sector?

Ya te adelantamos que si no eres una gran empresa, ni cuentas con experiencia suficiente en el sector logístico, posiblemente te interese subcontratar el proceso completo. Las preguntas anteriores están relacionadas obviamente con la estructura de costes de tu negocio.

Y a eso vamos.

Costes si NO contratas un proveedor externo del proceso logístico

Sin paños calientes, vamos a desmenuzar un poco cada uno de los posibles costes en los que puedes incurrir:

• Alquiler del almacén. Quizá el más costoso junto con los salarios (dependiendo de cada negocio). Es el primero que deberías averiguar.
• Salarios. Tanto de los empleados de almacén como de los gerentes de la instalación, seguridad y oficina.
• Seguros. Para los posibles accidentes laborales o “en ruta” que pudieran surgir. Cuidado con ahorrar aquí, es el ejemplo perfecto de gasto preventivo en el que no se debería escatimar.
• Almacenamiento. Incluye los gastos de mantenimiento del almacén y los dedicados a la conservación y seguridad de productos, sobre todo si se trata de productos perecederos.
• Transportista. Otro gasto evidente. ¿Flota de transportes propia? También habrá que decidirlo.
• Tecnología. Hablamos tanto de hardware (por ejemplo, sistema de geolocalización de la flota de transporte o tabletas electrónicas para el inventario) como de software (programas informáticos de gestión del almacén y datos empresariales).
• Materiales intermedios. Son aquellos que se utilizan en el proceso previo a la puesta a disposición para el envío del producto: envasado, embalaje y empaquetado.

Obviamente, queremos mostrarte la realidad del negocio tal y como es, sin ningún tipo de filtro o condicionante. Los anteriores puntos son todos los costes en los que incurren las empresas de logística completa (o proceso fulfillment) en el día a día para el ecommerce y resto de negocios.

Costes de contratar un proveedor externo de fulfillment ecommerce

La gran mayoría de los proveedores cobran por cuotas de actividad. Es decir, hasta “x” envíos te cuesta “x” dinero, estableciendo unos tramos que suelen ser menores conforme aumenta la actividad de nuestro comercio online, aprovechando las famosas economías de escala para abaratar costes.

Podemos encontrar también otras empresas que cobren una tarifa estándar mensual o incluso reteniendo un porcentaje de nuestros ingresos, aunque no suele ser lo habitual. ‍

PD: por si te has quedado un poco grogui con lo de “economías de escala”. Es el proceso por el cual a mayor volumen negocio (pedidos, por ejemplo) más barato es el coste por unidad asumido.

¿Por qué contratar un proveedor de servicios logísticos 3PL?

Lo cierto es que si tienes una tienda online de pequeño o mediano tamaño (como el 90% de los ecommerce) es muy difícil abordar el proceso logístico completo de fulfillment incluyendo todas las etapas con eficiencia, tanto por el desembolso inicial que haría falta (instalaciones, contratos, maquinaria) como por la curva de aprendizaje que tendrías que soportar los primeros años (pérdida momentánea de la ventaja competitiva).

Te recomendamos en este caso, sin duda, que subcontrates algún proveedor 3PL. Hará que te centres en mejorar la oferta de tu ecommerce o los mismos productos, mientras delegas en otra empresa especializada todo lo relativo al envío.

Proveedores de Fulfillment (3PL)

Estas empresas se encargan del proceso completo de fulfillment, lo que supone un gran ahorro de costes y quebraderos de cabeza para la gran mayoría de comerciantes online que no pueden establecer su propio programa de envíos. Para abreviar, se utiliza la terminación 3PL(Third Party Logistics) a la hora de referirse a los proveedores a terceros del proceso logístico.

Claves a lahora de contratar tu proveedor de servicios de logística 3PL

Estas algunas de las claves que deberías preguntar antes de contratar a tu empresa 3PL:

• Estructura de precios. ¿Cobran por tamaño? ¿Número de envíos? ¿Permiten abaratar los costes cuando aumenten los pedidos? ¿Incluyen algún suplemento especial en el contrato?
• ¿Cómo gestionan las devoluciones? Pide que te cuenten cuál sería el proceso completo por el que pasaría el usuario, y qué costes adicionales conlleva, si los asumen ellos mismos o tú.
• ¿Permiten la conexión directa con tu tienda online sea cual sea? ¿O sólo con ciertos gestores de contenido? (Woocommerce, Prestashop, Magento, Shopify, etc.)
• ¿Se puede sincronizar el inventario con ellos en tiempo real? Es decir, que puedas acceder mediante alguna app o software al inventario de pedidos y modificarlo en caso de ser necesario.
• ¿Quién se hará cargo de los posibles desperfectos de los productos durante su almacenamiento y envío?
• ¿Cómo es el seguimiento del envío y cada cuánto se actualiza?
• En épocas de gran volumen de compra (navidad por ejemplo) ¿hay algún tipo de recargo adicional o ampliación de los plazos de entrega?
• ¿Cuál es la hora de corte de pedidos? Por ejemplo, en Fulfio se amplía hasta las 19.00 horas, algo que no es usual en el resto de operadores.
• ¿Permiten personalizar el packaging? Esto es una diferencia competitiva bestial para la fidelización de clientes. Muchas marcas basan su diferenciación de producto precisamente en esto. Recuerda, a mayor diferenciación, mayor es el precio que puedes cobrar.

Todas estas preguntas y las que se te ocurran puedes plantearlas a través de la página de contacto de Fulfio.

En Fulfio destacamos por tener uno de los mejores servicios al cliente del país, junto con las tarifas más económicas, gracias a nuestra economía de escala de volumen de pedidos.

¿Cómo saber si mi proveedor de Fulfillment es fiable?

Aquí, la experiencia es un grado a tener muy en cuenta. Hemos reunido una serie de puntos que creemos indispensables para ofrecer un buen servicio logístico completo.

El buen proveedor del proceso fulfillment debería ser:

• Una empresa con experiencia en el sector ecommerce o venta online.
• Que tenga buenas recomendaciones.
• Con gerentes especializados en el proceso logístico.
• Instalaciones bien localizadas y lo suficientemente grandes como para escalar tu negocio (ojo con el proceso de última milla, se están convirtiendo en algo fundamental tener pequeños almacenes cercanos a la ciudad)
• Una estructura de precios bien definida y sin “costes oscuros”, o sea, sin mucho párrafo de letra pequeña sobre los costes en el contrato.
• Que gestione tus incidencias como si fueran las suyas propias (de hecho, lo son de forma indirecta)
• Que permita un ahorro real en tu logística actual.
• Que permita una gestión directa de los inventarios.

Consulta todas estas condicionesen Fulfio.